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Stephan Wittkuhn
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Artikel für das Hamburger Betreuungsjournal

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Thema: Zur Aufbewahrung von Betreuungsunterlagen

Die Pflichten einer gesetzlichen Betreuerin oder eines gesetzlichen Betreuers sind in § 1901 Abs. 1 geregelt. Zu diesen Pflichten gehört es, dass die Betreuung die Durchführung aller Tätigkeiten umfasst, die erforderlich sind, um die Angelegenheiten des Betreuten nach den Maßgaben der §§ 1901 Abs. 2 bis Abs. 5, 1902ff BGB rechtlich zu besorgen.
Die Betreuerin oder der Betreuer hat hiernach die Betreuung vorrangig zum Wohle des Betreuten durchzuführen. Hierzu kann– neben sonstigen Verpflichtungen – auch gehören, dass der Betreuer in der Lage ist, gegenüber dritten Personen hinsichtlich bestimmter Tatsachen Beweis führen zu können.
Beispielhaft sei hier ein mit einer Krankenkasse streitiger Zeitpunkt des Zuganges eines Widerspruches genannt. Nur mittels eines fristgemäß bei der Krankenkasse eingegangenen Widerspruches kann es verhindert werden, dass die Zuzahlungsgrenze rechtswidrig auf 2 % und nicht auf 1 % des Einkommens des Betreuten festgelegt wird. Die Einhaltung der Widerspruchsfrist kann dadurch bewiesen werden, dass der Rückschein des Einschreibens mit Zustellungsvermerk vorgelegt wird.
Mittels dieses Nachweises kann Schaden von der betreuten Person abgewandt werden. Dieser Schaden könnte entstehen, wenn der Widerspruch als zu spät und damit verfristet zurückgewiesen wird. Zu einer inhaltlichen Prüfung der Voraussetzung für die Bewilligung der niedrigeren Zuzahlungsgrenze käme es bei verspäteter Widerspruchseinlegung gar nicht erst.
Dieses Beispiel soll verdeutlichen, dass es zwingend notwendig ist, dass „gewisse Unterlagen“ aufgrund der Regelungen der §§ 1901ff BGB während der Betreuung so aufbewahrt werden, welches eine jederzeitige Zugriffsmöglichkeit für die Betreuerin oder den Betreuer möglich machen. Selbstverständlich kann auch durch die Vorlage von Unterlagen beim Amtsgericht oder einem potentiellen Anspruchsteller nachgewiesen werden, dass die Betreuerin oder der Betreuer die Betreuung ohne Fehler geführt hat oder für etwaige Schäden an Rechtsgütern des Betreuten nicht zur Haftung herangezogen werden kann.
Die sorgfältige Aufbewahrung von Unterlagen bzgl. der Betreuung während der Betreuung selber sollte somit selbstverständlich sein.
Fraglich und nicht gesetzlich geklärt ist der Umstand, was mit den Unterlagen nach Ende der Betreuung geschehen soll oder muss.
Die Betreuung endet grundsätzlich mit dem Tod des Betreuten. Gleichwohl kann ein Betreuer auch vom Gericht gem. § 1908 b BGB entlassen werden oder die Betreuung endet gem. § 1908 d BGB, weil die vormals betreute Person nicht mehr betreuungs-bedürftig ist.
Was geschieht nun mit den Unterlagen, die der ehemalige Betreuer in Ausübung seiner Tätigkeit aufbewahrt hat?
Sollte ein neuer Betreuer bestellt werden, so sind alle für die ordnungsgemäße Ausübung der Betreuung wichtigen und notwendigen Dokumente an den neuen Betreuer gegen Unterzeichnung einer vollständigen Liste der Dokumente zu übergeben. Die Bestellungsurkunde ist an das zuständige Amtsgericht zurückzugeben. Zu den Dokumenten, die dem neuen Betreuer zur Verfügung gestellt werden müssen, gehören insbesondere die Papiere und Dokumente, die sich im Eigentum des Betreuten befinden. Dies sind beispielsweise Originale von Sparbüchern, Kontokarten, Versicherungspolicen usw.
Damit jedoch die abgelöste Betreuerin oder der abgelöste Betreuer selber in der Lage ist zu beweisen, dass die Betreuung ordnungsgemäß geführt wurde, sollte von der Korrespondenz der Betreuerin oder des Betreuers mit allen Dritten (Ämtern, dem Gericht, Familienangehörigen des Betreuten usw.) Kopien gefertigt und diese aufbewahrt werden. Wie lange diese Aufbewahrungszeit sein sollte oder sogar sein muss, folgt nach.
Selbiges gilt bei der Beendigung der Betreuung aufgrund Wegfalls der Betreuungs-bedürftigkeit des Betreuten oder durch den Tod der betreuten Person.
Sodann müssen die Unterlagen an den ehemals Betreuten bzw. an die Gesamt-rechtsnachfolger/ Erben des Verstorbenen übergeben werden.
Wie eingangs schon bemerkt, gibt es keine gesetzliche Regelung die festlegt, wie lange eine ehemalige Betreuerin oder ein ehemaliger Betreuer dem nun die Unterlagen aufzubewahren hat, welche durch die Ausführung der Betreuungs-tätigkeit „entstanden“ sind. Folglich müssen andere Erwägungen, wie analog anwendbare gesetzliche Regelungen oder Gerichtsurteile oder aber haftungs-rechtliche Gründe herangezogen werden, um die Frage beantworten zu können.
Voraussetzung für eine rechtsverbindliche Anwendung von Rechtsvorschriften aus anderen Rechtsgebieten im Wege der Analogie ist unter anderem, dass der Gesetzgeber planwidrig keine, für die Aufbewahrungsdauer von Betreuungs-unterlagen geltenden spezialgesetzlichen Regelungen erlassen hat. Oder einfach gesagt: Der Gesetzgeber hat es schlichtweg vergessen! Schon an diesem „Vergessen“ seitens des Gesetzgebers bestehen erhebliche Zweifel. Gleichwohl könnten die Regelungen aus der Abgabenordnung (AO), dort der § 147 AO, und aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), dort der § 257 HGB zwecks Orientierung und Hilfestellung herangezogen werden.
In steuerrechtlichen Angelegenheiten trifft der § 147 AO Regelungen, dass u.a. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis notwendigen sonstige Organisationsunterlage zehn Jahre nach Beendigung des Jahres der letzten Eintragung - sonstige Unterlagen, wie Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre - aufzubewahren sind.
Auch das Handelsgesetzbuch trifft im § 257 HGB diese Regelungen. Der Wortlaut der beiden Paragrafen ist fast identisch.
Einen weiteren Hinweis kann die Rechtsprechung diverser Oberlandesgerichte zur Aufbewahrungsdauer der Unterlagen von Nachlasspflegschaften geben. Hier haben die Gerichte eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für nötig erachtet.
Schließlich - und dies wird wohl aus Sicht einer Betreuerin oder eines Betreuers am gravierendsten sein - ergibt sich die Dauer der Aufbewahrung von allen mit der Betreuungsführung zusammen hängenden Unterlagen und Dokumenten anhand der allgemeinen Verjährungsregeln nach dem BGB.
Wenn ein Anspruch verjährt ist, kann ihn der Berechtigte nicht mehr geltend machen. So dies der Fall ist, muss sich die in Anspruch genommene Person auch nicht mehr inhaltlich gegen die (eventuell unberechtigte) Forderung verteidigen.
Für ehemalige Betreuerinnen und Betreuer bedeutet dies Folgendes: Wie lange muss ich oder meine Haftpflichtversicherung mit einer Inanspruchnahme durch Dritte (Behörden, Vertragspartner des Betreuten, Angehörige oder Erben des Betreuten usw.) noch rechnen?
Nur wenn eine Inanspruchnahme „verjährungstheoretisch“ noch möglich ist, benötigt die ehemalige Betreuerin oder der ehemalige Betreuer noch Dokumente, die beweisen können, dass die Forderungen nicht durchsetzbar sind. So könnte zum Beispiel nachgewiesen werden, dass die Betreuungstätigkeit fehlerlos geführt worden ist, mithin keine Pflichtverletzung vorlag. Denn nur bei einer Pflichtverletzung, welche ursächlich für einen Schaden geworden ist, kann grundsätzlich eine Ersatzpflicht bestehen.
Gemäß § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist nunmehr drei Jahre. Die Verjährung beginnt gem. § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Weitere Voraussetzung ist, dass der Anspruchsgläubiger von den, den Anspruch begründenden Tatsachen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen konnte.
Insbesondere der Zeitpunkt der Kenntnis kann weit nach Entstehung des Anspruchs liegen, so dass eine Inanspruchnahme auch noch weit hinter der Drei-Jahres-Frist möglich wäre. Beispielhaft sei der Fall genannt, in dem der neue Betreuer im Jahre 2009 dem alten Betreuer unterstellt, er hätte im Jahre 2001 keinen Antrag auf Sozialhilfe für den Betreuten gestellt und dieser habe nun damals unnötiger Weise sein Schonvermögen eingesetzt. Wenn der neue Betreuer erst im Jahre 2008 die Betreuung übernommen hat, so wäre der Anspruch des Betreuten auf Schadensersatz gegen den alten Betreuer noch nicht verjährt, da der neue Betreuer erst im Jahr 2008 Kenntnis von der Pflichtverletzung des alten Betreuers im Jahre 2001 erlangte. Die Drei-Jahres-Frist beginnt erst mit dem Schluss des Jahres 2008 zu laufen.
Auch aus Gründen der Rechtssicherheit hat der Gesetzgeber jedoch für bestimmte Ansprüche die Regelung des § 199 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 und Abs. 4 BGB eingeführt. Hiernach verjähren Ansprüche ohne Rücksicht auf deren Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis seitens des Gläubigers in zehn Jahren von ihrer Entstehung an.
Würde der neue Betreuer von der Pflichtverletzung des alten Betreuers aus dem Jahre 2001 erst im Jahr 2012 Kenntnis erlangen, so wäre die Inanspruchnahme aufgrund Verjährung nicht mehr möglich.
Eine Ausnahme von dieser 10-Jahres-Frist trifft nun noch der § 199 Abs. 2 BGB. Schadensersatzansprüche, die auf die Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen, verjähren in dreißig Jahren seit Begehung der Handlung, welche den Schaden herbeigeführt hat.
Letze Verjährungsfrist ist insbesondere beachtlich, wenn durch die Betreuerin oder den Betreuer - mit zusätzlicher Zustimmung des Gerichtes - die Einwilligung zu einer gefährlichen ärztlichen Heilbehandlung gem. § 1904 BGB, die Zustimmung zur Sterilisation gem. § 1905 BGB oder die Genehmigung zu einer freiheitsentziehenden Maßnahme gem. § 1906 BGB erklärt worden ist. Da hier Rechtsgüter betroffen sind, deren Verletzung zu der dreißigjährigen Verjährungsfrist führen, ist eine lange Aufbewahrung der betreffenden Unterlagen sinnvoll.
Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass alle Dokumente und Unterlagen mindestens für einen Zeitraum von zehn Jahren gerechnet ab dem Jahr nach der Beendigung der Betreuung aufbewahrt werden sollten. Unterlagen, die Maßnahmen nach den §§ 1904 – 1906 BGB betreffen, sollten dreißig Jahre aufbewahrt werden. Wer ganz sicher gehen möchte, kann auch alle Unterlagen dreißig Jahre archivieren, letzteres hält der Verfasser bei einer problemlosen Durchführung der Betreuung jedoch für übertrieben.
Die Aufbewahrung ist so zu organisieren, dass es für die ehemalige Betreuerin oder den ehemaligen Betreuer ohne größere Schwierigkeiten möglich ist, auf die Unterlagen zurückzugreifen. Gegen eine Archivierung in digitaler Form spricht dann nichts, wenn durch die digitalisierten Unterlagen der Nachweis der Originalität erbracht werden kann. Mithin dürfen keine Zweifel daran bestehen, dass das digitale Abbild hinsichtlich des Inhaltes dem Originaldokument entspricht.
Ferner muss durch die Art der Aufbewahrung sichergestellt sein, dass keine unbefugten dritten Personen Kenntnis von den Inhalten der Dokumente erlangen können. Sollte die Aufbewahrung in der Privatwohnung des (ehemaligen) Betreuers erfolgen dürfte es ausreichend sein, beiläufige Kenntnisnahmemöglichkeit durch Besucher zu verhindern. Dies kann durch einen einfachen Aktenordner geschehen. Eine Aufbewahrungspflicht in einem Safe dürfte zu weit gehen.
Eine Rechtsgrundlage für eine Kostenübernahme der Archivierung ist nicht gegeben. Somit sollten die Unterlagen weiterhin – wie die eigenen Dokumente der Betreuerin oder des Betreuers – in der Wohnung bzw. eventuell dazugehörenden Lagerräumen verwahrt werden.

Rechtsanwalt
Stephan Wittkuhn
Katharinenstraße 11
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